När du söker anställning hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna bedöma dina kvalifikationer och din lämplighet för en tjänst och för att administrera rekryteringsprocessen. Vi har utarbetat denna policy för att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, om säkerheten under behandlingen och om dina rättigheter när du söker anställning hos oss. Vi uppmanar dig att läsa igenom denna policy, innan du skickar in din ansökan.
Information om behandling av personuppgifter i samband med jobbansökan
Vi tar ditt personuppgiftsskydd på allvar
När du söker anställning hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna bedöma dina kvalifikationer och din lämplighet för en viss tjänst och för att administrera rekryteringsprocessen. Vi har utarbetat denna policy för att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter, om säkerheten under behandlingen och om dina rättigheter när du söker anställning hos oss. Vi uppmanar dig att läsa igenom denna policy innan du skickar in din ansökan. Kontaktuppgifter Aarstiderne A/S samt Årstiderna – ÅT Ekologiska Råvaror Filial – (härefter ”Årstiderna”, ”oss”, ”vår”, ”vi”) är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med rådande dataskyddslagstiftning.
Du kan kontakta oss på:
Aarstiderne A/S Barritskovvej 34
7150 Barrit Danmark
Telefon: +45 70 26 00 66
Kontaktperson: HR-chef Jacob Dietz
Telefonnr: +45 22 70 07 16
E-post: hr-persondata@aarstiderne.com
Vi samlar in och behandlar denna typ av personuppgifter om dig Vi samlar in och behandlar personuppgifter om dig och andra ansökande som är nödvändiga för att bedöma de ansökandes färdigheter, kvalifikationer och lämplighet för en viss tjänst och för att administrera ansöknings- och rekryteringsprocessen, t.ex.:
- Generella identifikations- och kontaktuppgifter, t.ex. namn, bostadsadress, epostadress och telefonnummer
- Uppgifter du angett i din ansökan, t.ex. uppgifter om utbildning, tidigare arbetslivserfarenhet, kvalifikationer, språkfärdigheter samt referenser och/eller intyg
Vi rekommenderar att du inte skickar med ditt personnummer eller anger känsliga personuppgifter, såsom uppgifter om etnicitet, religion, fackföreningsmedlemskap, sexuell läggning, hälsa osv. i din ansökan (du kan stryka över ditt personnummer om det framgår av utbildningsintyg).
Senare i rekryteringsprocessen kan vi be dig om:
- ditt personnummer (inklusive eventuellt danskt CPR-nummer)
- uppgifter om medborgarskap samt eventuellt färgkopia av pass, uppehållstillstånd och arbetstillstånd, och kopia av körkort och truckkörkort • ett utdrag från ditt belastningsregister, men vi sparar inte någon kopia av detta
- att genomföra ett personlighets- och ett färdighetstest
- att skicka in en video till oss där du berättar mer om dina kvalifikationer och din erfarenhet (videoscreening)
- andra uppgifter som är relevanta i förhållande till att bedöma dina kvalifikationer och din lämplighet för en viss tjänst
De uppgifter vi ber dig lämna till oss är nödvändiga för rekryteringsprocessen. Om vissa personuppgifter saknas kan detta innebära att vi inte kommer ha möjlighet att erbjuda dig en anställning.
Syftet med behandlingen samt rättslig grund
Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera rekryteringsprocessen, inklusive t.ex. att hantera jobbansökningar, att ge ansökande besked om rekryteringens gång och att boka in och/eller genomföra intervjuer, samt för att välja rätt kandidat för en viss tjänst. Behandling av dina personuppgifter är nödvändigt för att vi ska ha möjlighet att vidta åtgärder innan ingåendet av ett eventuellt anställningsavtal på din begäran, samt vårt legitima intresse i att anställa rätt kandidat. Den rättsliga grunden är EU:s Dataskyddsförordning artikel 6, stycke 1, led b och led f.
Vi kan samla in personuppgifter från andra källor, t.ex. från tidigare arbetsgivare och offentligt tillgängliga databaser, för att fullfölja vårt legitima intresse i att anställa rätt medarbetare i förhållande till tjänsten. Den rättsliga grunden är EU:s Dataskyddsförordning artikel 6, stycke 1, led f.
Vi har gjort en intresseavvägning för att säkerställa att våra intressen inte strider mot dina grundläggande rättigheter eller friheter. Du ombeds kontakta vår kontaktperson (se kontaktupplysningar ovan) om du önskar att få mer information om vår avvägning.
Utdrag från belastningsregistret kan inhämtas vid rekrytering av vissa tjänster i vår organisation. Syftet är att vi ska kunna försäkra oss om att det inte är något i den ansökandes belastningsregister som gör den ansökande olämplig för tjänsten. Du kommer alltid att bli ombedd att själv införskaffa och visa oss ditt utdrag från belastningsregistret. Vi sparar inte kopior av något slag av ditt utdrag från belastningsregistret. Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt uttryckliga samtycke genom att du har accepterat att införskaffa och uppvisa utdrag från ditt belastningsregister, se EU:s Dataskyddsförordning artikel 6, stycke 1, led a samt den danska lagen om personuppgiftsskydd (Databeskyttelsesloven).
Personlighetsanalyser och färdighetstest kan komma att användas under rekryteringsprocessen, när det är nödvändigt, för att bedöma relevanta personliga och professionella färdigheter och kvalifikationer. Behandlingen av personuppgifter i sådana tester baseras på ditt uttryckliga samtycke, se. EU:s Dataskyddsförordning artikel 6, stycke 1, led a.
Mottagare av dina personuppgifter
Personuppgifter kan komma att överföras till externa samarbetspartners, vilka behandlar uppgifterna för vår räkning. Vi samarbetar med externa partners i arbetet med bl.a. rekrytering, personlighets- och färdighetstest och till teknisk drift och hosting av våra IT-system. Dessa externa partners agerar som personuppgiftsbiträden och agerar utifrån våra instruktioner samt behandlar personuppgifter som vi är personuppgiftsansvariga för. Personuppgiftsbiträden får inte använda uppgifterna till andra ändamål än att uppfylla avtalet de slutit med oss, och de är således ålagda tystnadsplikt kring personuppgifterna. Vi har ingått skriftliga avtal om personuppgiftsbehandling med samtliga personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för vår räkning.
I normalfallet lämnar vi inte ut dina personuppgifter till tredje part utan ditt samtycke.
Vi kan dock lämna ut dina personuppgifter till tredje part för att uppfylla gällande lag eller i enlighet med myndighetskrav, eller när det är en nödvändighet för att skydda våra rättigheter eller skydda din eller andras säkerhet.
Vi överför inte dina personuppgifter till mottagare utanför EU, Det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller till verksamheter som inte undertecknat EUUS Privacy Shield, se EU:s Dataskyddsförordning artikel 45.
Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge det är nödvändigt
Dina personuppgifter lagras endast så länge det är nödvändigt för att uppfylla de syften som är beskrivna i denna policy. I förhållande till ansökande som inte erbjuds anställning, raderar vi i regel alla upplysningar inom 6 månader från beslutet om att inte erbjuda en anställning. Vi lagrar endast uppgifter om ansökande en längre tidsperiod om den ansökande har gett sitt samtycke till detta eller om det är nödvändigt för att rättskrav ska fastställas, göras gällande eller försvaras.
För ansökande som anställs lagras personuppgifter i överensstämmelse med vår Policy om behandling av personuppgifter för Medarbetare.
Vi skyddar dina personuppgifter
Vi upprätthåller och vidtar passande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter från förlust, förstörelse, missbruk och icke auktoriserad åtkomst eller utelämning. Till exempel begränsar vi åtkomsten av personuppgifter till auktoriserade medarbetare och leverantörer som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Observera att även om vi strävar efter att ha och vidta korrekta säkerhetsåtgärder för personuppgifter, så kan inget säkerhetssystem hindra alla potentiella brott mot säkerheten.
I normalfallet mottar Årstiderna uteslutande alla ansökningar (inklusive spontanansökningar) via vår hemsida eller via vår jobbmail: jobb@arstiderna.com. Skickas ansökan in via vår hemsida sker detta via en säker och krypterad anslutning. Vi rekommenderar därför att du skickar in din ansökan via vår hemsida.
Dina rättigheter
För att skapa öppenhet i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter ska vi som personuppgiftsansvarig upplysa dig om dina rättigheter.
Rätten till tillgång
Du har i alla händelser rätt att be om tillgång till vilka uppgifter vi har registrerat om dig, vilket syfte registreringen tjänar, vilka kategorier av personuppgifter och mottagare av personuppgifter som ev. är aktuella, samt upplysning om var uppgifterna är hämtade m.m. Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Om du önskar att få en kopia av dessa personuppgifter ska du skicka en skriftlig förfrågan till hr-persondata@aarstiderne.com. Du kan bli ombedd att dokumentera att du är den du utger dig för att vara.
Rätten till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade av oss. Om du upptäcker att det finns fel i de personuppgifter som vi har registrerat om dig, uppmanas du att skicka in en skriftlig begäran till oss, så att uppgifterna kan korrigeras.
Rätten till radering
I vissa fall har du rätt att få samtliga eller delar av dina personuppgifter raderade av oss, t.ex. om du återkallar ditt samtycke och vi inte har annan rättslig grund att fortsätta behandla dessa uppgifter. I den mån en fortsatt behandling av dina personuppgifter är nödvändig, t.ex. för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga plikter eller för att rättsliga krav ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras, är vi inte skyldiga att radera dina personuppgifter.
Rätten att begränsa behandlingen till förvaring
I vissa fall har du rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter så att denna behandling endast består av förvaring av personuppgifter, t.ex. om du anser att de uppgifter vi behandlar om dig inte är korrekta, att vi inte har tillräcklig rättslig grund, eller i vissa fall om du har gjort invändningar mot vår behandling.
Rätten till dataportabilitet
I vissa fall har du rätt att få ut de personuppgifter som du själv registrerat hos oss i ett strukturerat, vanligen använt och maskinläsbart format och har rätt till att själv överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätten att göra invändningar
Du har, av skäl som hänför sig till din personliga situation, i alla händelser rätt till att göra invändningar mot den behandling av dina personuppgifter som vi genomför i förhållande till våra legitima intressen.
Rätten att återkalla samtycke
Du har i alla händelser rätt att återkalla ett samtycke du har givit till en särskild behandling av dina personuppgifter. Om du önskar att återkalla ditt samtycke ber vi dig kontakta oss på hr-persondata@aarstiderne.com.
Rätten att klaga
Du har i alla händelser rätt att lämna in klagomål till den danska myndigheten som har hand om databehandling och dataskydd, Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, rörande vår behandling av dina personuppgifter. Du kan skicka in klagomål bl.a. via e-post: dt@datatilsynet.dk eller via telefon: +45 33 19 32 00. Om du önskar att nyttja en eller flera av dina rättigheter kan du kontakta oss på hrpersondata@aarstiderne.com.
Ändringar av denna policy
Vi kan när som helst göra ändringar i denna policy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår hemsida. Om ändringarna påverkar dig, kommer du att informeras om detta.
Kontakta oss
Om du har frågor angående denna information eller de personuppgifter vi behandlar om dig, ombeds du kontakta vår kontaktperson (se kontaktupplysningar ovan) eller på hr-persondata@aarstiderne.com.
